Świadectwo energetyczne przy sprzedaży i najmie mieszkania

Świadectwo energetyczne jest obowiązkowe, gdy budynek, mieszkanie lub inny lokal jest sprzedawany albo wynajmowany. Właściciel przekazuje je kupującemu przy akcie notarialnym, a najemcy kopię lub wydruk przy podpisaniu umowy najmu. Od 28 kwietnia 2023 r. żadna ze stron nie może zrzec się tego dokumentu, za jego nieprzekazanie grozi kara grzywny, a ogłoszenia muszą zawierać wskaźniki z gotowego świadectwa. Zasady wynikają z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 101, bez późniejszych zmian według stanu na 30 października 2026 r.).

Kiedy świadectwo charakterystyki energetycznej jest obowiązkowe

Pełna nazwa dokumentu to świadectwo charakterystyki energetycznej. Zapewnić jego sporządzenie musi właściciel lub zarządca budynku albo lokalu, a także osoba, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego, jeśli budynek lub lokal jest (art. 3 ust. 1):

• zbywany na podstawie umowy sprzedaży,
• zbywany na podstawie umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• wynajmowany.

Ministerstwo Rozwoju i Technologii wyjaśnia, że obowiązek przekazania świadectwa przy sprzedaży i najmie istnieje w tej ustawie od 2015 r., a wcześniej, od 2009 r., był w Prawie budowlanym. Nowelizacja obowiązująca od 28 kwietnia 2023 r. go zaostrzyła: nabywca i najemca nie mogą zrzec się samego świadectwa, notariusz odnotowuje jego przekazanie, za nieprzekazanie grozi grzywna, a reklama musi podawać pięć wskaźników. Wcześniej wystarczał jeden, wskaźnik energii końcowej EK (tekst jednolity Dz.U. 2021 poz. 497). Jeśli właściciel mieszka w lokalu sam i nie zamierza go sprzedać ani wynająć, świadectwa nie potrzebuje.

Przy sprzedaży lub najmie lokalu świadectwo dotyczy tego konkretnego lokalu, a nie całego budynku (art. 11 ust. 5). Może jednak powstać na podstawie świadectwa budynku albo dokumentacji technicznej, a zarządca budynku musi bezpłatnie przekazać właścicielowi lokalu ich kopię w ciągu 14 dni od wniosku (art. 9).

Świadectwo energetyczne przy sprzedaży mieszkania i domu

Przy sprzedaży sprzedający przekazuje kupującemu świadectwo w chwili sporządzenia aktu notarialnego (art. 11 ust. 1 pkt 1). Notariusz odnotowuje to w akcie, a jeśli świadectwa nie ma, poucza sprzedającego o karze grzywny (art. 11 ust. 6). Kupujący nie może zrzec się prawa do świadectwa (art. 11 ust. 4), więc oświadczenie w umowie przedwstępnej, że „świadectwo nie jest potrzebne”, nie zwalnia z obowiązku.

Sprzedaż domu a świadectwo energetyczne: zasady są te same co przy mieszkaniu, ale częściej wchodzą w grę wyjątki opisane niżej, na przykład dom wolnostojący poniżej 50 m² powierzchni użytkowej. Ministerstwo zwraca też uwagę, że domy do 70 m² powierzchni zabudowy budowane na własne potrzeby nie wymagają świadectwa przy zakończeniu budowy, ale przy ich sprzedaży lub najmie świadectwo trzeba przekazać.

Świadectwo dotyczy budynku lub jego części. Według wyjaśnień ministerstwa miejsce postojowe w hali garażowej nie jest częścią budynku w rozumieniu ustawy, więc jego sprzedaż świadectwa nie wymaga. Nie sporządza się go też dla budynku lub lokalu bez instalacji ogrzewania lub chłodzenia, bo nie da się wtedy wyznaczyć wskaźników.

Świadectwo przy najmie

Przy najmie wynajmujący przekazuje najemcy kopię świadectwa papierowego albo wydruk świadectwa elektronicznego w chwili zawarcia umowy (art. 11 ust. 1 pkt 2). Ustawa nie odróżnia najmu długiego od krótkoterminowego, więc według ministerstwa obowiązek dotyczy każdej umowy najmu budynku lub lokalu. Ustawa nie każe wpisywać przekazania do umowy, ale ministerstwo zaleca to udokumentować na wypadek sporu, na przykład w protokole zdawczo-odbiorczym.

Wyjątki: kiedy świadectwo nie jest wymagane

Obowiązek z art. 3 nie dotyczy budynków (art. 3 ust. 4):

• objętych ochroną na podstawie przepisów o ochronie zabytków,
• używanych jako miejsce kultu i do działalności religijnej,
• przemysłowych i gospodarczych bez instalacji zużywających energię, poza wbudowanym oświetleniem,
• mieszkalnych przeznaczonych do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku,
• wolnostojących o powierzchni użytkowej poniżej 50 m²,
• gospodarstw rolnych o wskaźniku EP nie wyższym niż 50 kWh/(m²·rok).

Ważność świadectwa i kto może je sporządzić

Świadectwo jest ważne 10 lat od dnia sporządzenia, ale traci ważność wcześniej, jeśli roboty budowlano-instalacyjne zmieniły charakterystykę energetyczną budynku lub lokalu (art. 14). Ministerstwo podaje jako przykłady wymianę okien, wymianę źródła ciepła i docieplenie. Świadectwa przekazane przed 28 kwietnia 2023 r. zachowują ważność przez okres, na jaki je sporządzono.

Świadectwo sporządza wyłącznie osoba wpisana do wykazu osób uprawnionych (art. 16a), która ma pełną zdolność do czynności prawnych, jest niekarana za przestępstwa wymienione w art. 17 i ma odpowiednie wykształcenie albo uprawnienia budowlane. Nie może go sporządzić właściciel ani zarządca danego budynku lub lokalu (art. 16). Dokument powstaje w systemie centralnego rejestru i dostaje w nim numer, a przekazuje się go na papierze z podpisem osobistym albo elektronicznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (art. 4 ust. 3 i art. 5).

Centralny rejestr: jak sprawdzić świadectwo

Centralny rejestr charakterystyki energetycznej budynków prowadzi minister właściwy do spraw budownictwa (art. 31). Publicznie dostępne są w nim między innymi wykaz osób uprawnionych i wykaz świadectw, który podaje numer świadectwa, adres, datę wystawienia, termin ważności i wskaźniki (art. 32 ust. 2). Ministerstwo wyjaśnia, że rejestr pozwala sprawdzić, czy świadectwo istnieje, ale nie pozwala go pobrać. Po kopię trzeba zwrócić się do osoby, która je sporządziła. Jako pośrednik masz w związku z umową pośrednictwa prawo wglądu do świadectw charakterystyki energetycznej (art. 181a pkt 9 ustawy o gospodarce nieruchomościami).

Kara za brak świadectwa energetycznego

Kto nie przekazuje świadectwa kupującemu lub najemcy zgodnie z art. 11 ust. 1, podlega karze grzywny, także gdy działa w imieniu innej osoby lub firmy (art. 41 ust. 1 pkt 3 i ust. 2). Tej samej karze podlega osoba, która sporządza świadectwo bez uprawnień. Ustawa nie podaje kwoty grzywny, a sprawy rozpatruje się według Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 42). Ministerstwo wyjaśnia, że orzeka sąd rejonowy.

Art. 41 nie wymienia natomiast art. 13. Ta ustawa nie przewiduje więc osobnej kary za brak wskaźników w ogłoszeniu. Obowiązek podania ich istnieje mimo to, a regulamin Otodom dla biur nieruchomości wymaga wskaźników energetycznych, jeśli wymaga ich prawo.

Co pośrednik musi podać w ogłoszeniu i w filmie z oferty

Jeśli dla budynku lub lokalu sporządzono świadectwo, właściciel albo podmiot działający na jego zlecenie, czyli także pośrednik, podaje w ogłoszeniu lub reklamie sprzedaży albo najmu (art. 13, w obecnym brzmieniu od 28 kwietnia 2023 r.):

Jednostki pochodzą ze wzoru świadectwa w rozporządzeniu z 28 marca 2023 r. Wzór nie przypisuje lokalowi klasy literowej, tylko porównuje wskaźnik EP z wymaganiami dla nowego budynku, więc nie zamieniaj wskaźników na „klasę A” czy „klasę C”.

Ustawa mówi o ogłoszeniu lub reklamie i nie wyłącza żadnego kanału. Film z oferty publikowany w mediach społecznościowych reklamuje sprzedaż lub najem konkretnego lokalu, więc bezpieczniej traktować go tak samo jak ogłoszenie i pokazać wskaźniki na planszy albo wpisać je w opis. Więcej o pozostałych elementach oferty piszemy w poradniku Co musi zawierać ogłoszenie nieruchomości i film z oferty.

Ministerstwo potwierdza, że wskaźniki trzeba podawać wtedy, gdy świadectwo już sporządzono. Właściciel i tak musi je przekazać przy transakcji, więc przy podpisaniu umowy pośrednictwa zapytaj o świadectwo, sprawdź jego ważność w rejestrze, a jeśli go nie ma, zaproponuj zamówienie przed publikacją oferty.

Tekst opisuje przepisy według stanu na 30 października 2026 r. i nie jest poradą prawną.